貸し会議室の料金相場と選ぶポイントを徹底解説

大学生がサークルや部活、ゼミなどで会議室を借りる場合、どんな会場をどのようにして借りればいいのでしょうか。内容や参加人数に合わせたぴったりの会場を使用することは、実りあるイベントや議論を行うためにとても大切です。貸し会議室は、サークルのイベントやセミナーなどを開催する際にうってつけです。本記事では、貸し会議室の料金相場について解説いたします。自分たちに合った会議室を選ぶ際のポイントや、金額の違いについて解説いたします。

貸し会議室の料金相場

貸し会議室を都内で借りる場合の料金はいくらなのでしょうか。一般的には1時間あたりの料金の相場は、10人で5000円程度、50人であれば20000円程度、200人であれば80000円程度となっています。

貸し会議室の料金は単純に広さだけで比較することが難しく、同じ規模の会議室であっても立地や設備、利用する時間帯によっても料金が異なります。さらに、貸し会議室では部屋のレンタル料金のみではなく、インターネットの使用料や機材や設備のレンタルといった追加料金が発生する場合もあります。

しかし、貸し会議室によっては時間や人数、曜日などのよって割引を設けている場合もあります。貸し会議室の料金の比較は、基本料金以外に追加料金や割引サービスの有無の確認をして行うと良いでしょう。

貸し会議室の選び方（料金に違いが出るポイント）

貸し会議室の料金は、「収容人数・広さ」「立地・アクセス」「内装・ラグジュアリーさ」「設備」「飲食」「日時」などによって決まるのが一般的です。

貸し会議室の利用は、目的によって適した会議室を選ぶことが大切です。また、会議室と合わせて必要な設備も使用する場合は、機材や設備の利用料金についても確認しておく必要があります。貸し会議室の中には時間帯や曜日によって利用料金が異なる場合があります。休日や早朝・夜間に追加料金が発生する場合もあるため、調べておくとよいでしょう。

収容人数・広さ

まず、貸し会議室を選ぶ際に重要になるのが、必要な広さや収容人数に適しているかどうかです。貸し会議室を利用するにあたって、参加人数と必要な広さを把握することで、適した貸し会議室を選ぶことが出来ます。

立地・アクセス

多くの人が集まる場合には、アクセスが良く、わかりやすい場所にある貸し会議室を選ぶことも重要です。駅から近い、わかりやすい目印があるなど、立地が良い貸し会議室を選ぶことで、参加者が迷わずにアクセスできるだけでなく、搬入等の準備がしやすくなります。

内装・ラグジュアリーさ

貸し会議室を選ぶ際に、会議室の内装や雰囲気にこだわることも重要です。ゲストなど外部から招くときには特に雰囲気の良い貸し会議室を選ぶと良いでしょう。開催するイベントやセミナーなどの雰囲気に合わせた貸し会議室を選ぶことがおすすめです。

設備

貸し会議室を利用する目的によっては、プロジェクターやスクリーン、音響といった設備や備品をレンタルしたい場合もあるでしょう。オンラインセミナーのように配信を行う場合にはカメラや音響設備、インターネット環境が備わった貸し会議室でなければスムーズな配信ができません。貸し会議室を選ぶ際には、会議に必要な設備や備品、環境が揃っているか確認を行いましょう。

飲食

貸し会議室の利用は、飲食が可能かも重要なポイントです。サークルのイベント内容によっては、飲食を伴うものもあります。また、会議やセミナーを１日かけて行う場合には貸し会議室で昼食を取ることもあるでしょう。そういった場合に、持ち込みでの飲食が可能なのかも重要となります。

その他サービス・オプション・追加料金

そのほか、貸し会議室を選ぶときに、注目したいポイントは以下の通りです。

最近では、新型コロナウイルス感染症の流行により、多くの人が集まる場所では徹底した感染予防対策が求められています。そのため、貸し会議室を選ぶ際には、どのような感染症対策が行われているのか、十分に確認する必要があります。

貸し会議室を選ぶ際の注意点

貸し会議室は、「収容人数・広さ」「立地・アクセス」「内装・ラグジュアリーさ」「設備」「飲食」などのポイントに注意して、選ぶことが大切です。しかし、これらの条件ばかり注目していると予算内に収まらないこともあります。

貸し会議室を選ぶ際には、予算に合わせて上記のポイントを調整する必要があります。

また、料金に関わることだけでなく、予約の取りやすさ、スタッフの対応、口コミ評判などいろいろな目線で選ぶことが大切です。貸し会議室を選ぶ際には、実際に使用した方の口コミを参考にすることで、イメージと違う、設備が充実していなかったなどの失敗を防ぐことができるのではないでしょうか。

写真や口コミだけではイメージしづらい場合もあります。そういった場合には、事前に下見や打ち合わせを行うとより安心して貸し会議室を選ぶことができます。気になる点や、確認しておきたいことがあれば、下見の際に確認しておくと良いでしょう。

満足のいく貸し会議室を借りるにはやはり費用がかかってしまいます。イベント内容によっては、内装や立地、広さなどどうしても妥協できない部分もでてきます。そういった費用の問題は「ガクセイ協賛」を活用することで解決することができます。

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