サークル運営の悩みを解決！長続きするコツを紹介

大学生活での楽しみのひとつであるサークル活動。サークルに所属していれば、自分がサークルの幹部や代表者など運営側になることもあります。しかし、サークルを運営する側は、運営を行っていくうえで何かしら悩みや不安があるものです。

サークルによっては「サークルメンバーが多くて連絡が取りづらい」「参加率が悪い」「周りが協力的でない」など、予想以上に大変です。そこで、本記事で運営する側の悩みや解決方法を紹介いたします。サークル運営について悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

サークル運営における代表者の悩み

サークル運営の悩みとして、以下のようなことが挙げられます。

1.メンバー不足

どんなサークルでも活動するには少なからず人数が必要になります。面白そうなイベントや活動を企画しても、サークルのメンバーが集まらなければ始まりません

もちろんメンバーに参加を強制することはできません。慢性的にサークル活動への参加メンバーが不足しているのであれば、新規のサークルメンバーを増やす必要があり、メンバー募集に苦労することになります。

2.活動資金関連

サークル活動は、サークルメンバーから徴収する会費で行っている場合がほとんどです。大学から活動資金が支給される場合もありますが、あまり期待はできません。そのため、サークルを運営する代表は、サークルの活動資金の管理も行わなければいけません。

サークル会費は、あまり高額にすると加入するメンバーが少なくなってしまうため、学生が負担に感じない金額で設定する必要があります。一方で、サークルを運営するにあたって、活動資金が不足しないように管理しなければ、活動を存続することができなくなってしまいます。限られた資金の中で、しっかりと管理していくことが求められます。

3.メンバー統率

サークルを運営するにあたって、メンバーの統率も重要になってきます。運営側が全体に連絡しても全員からの返信がない場合や遅刻、無断欠席などがあった場合、個別に連絡し確認しなければいけないなんてこともよくあります。また、メンバー全員が同じモチベーションで活動を行っているわけではありません。

同じようなことに興味があったとしても、多少なりとも温度差が生じてしまいます。この温度差が活動に意欲的なメンバーから見ると、やる気のないように見えてしまいます。また、サークルメンバーで決めたルールに違反する人に対しても同様です。活動に意欲的なメンバーのモチベーションを下げてしまわないように、メンバーを統率しなくてはなりません。

4.企画、活動内容が思いつかない

サークルに人を集めるためには、魅力的な活動を行う必要があります。活動内容は、少人数のサークルであればメンバー全員で話し合って決める場合もあります。

しかし、多くのサークルでは運営側が企画や活動内容を例年に沿って決めており、内容がマンネリ化してしまっています。一方で、全員で話し合って決めると、意見が割れたりまとまりがなくなったり、場合によっては対立を起こしてしまうことがあります。

1.メンバー不足の解決方法

どんなに面白そうなイベントや活動内容を企画しても人が集まらなければ意味がありません。サークルメンバーを集めるのに考えなければいけない点は、以下のようなことが挙げられます。

メンバー不足解決方法について詳しく見ていきましょう。

勧誘方法の改善

サークルのメンバーを勧誘する際、ポスターの掲示や大学内での声掛けなどさまざまな方法があります。しかし、今の勧誘方法で成果があまり見られないのであれば別の方法を考えなければいけません。ポスターのデザインを変更してみる、新歓の内容や仕方について考え直すなど、新入生がサークルに興味を持ち、なおかつサークルに加入したいと感じるような勧誘方法を考えましょう。

新入生がサークルに加入する際の判断要素を1つ1つリストアップし、それぞれPDCAを回していくことで、成果がわかりやすくメンバーを効率よく集めることができるかもしれません。

しかし、時間や人手に余裕があるサークルは時間をかけてPDCAを回していく方法でも良いですが、リストアップした項目を1つ1つPDCAを回していくのはかなりの労力と時間が必要です。あまり時間と労力をかけたくないと考えているのであれば、勧誘に成功しているサークルの運営者に聞いてみるといった方法がおすすめです。

メンバーの募集に成功しているサークル運営者にどのように勧誘しているか、新歓で気をつけていることは何かなど聞くことで失敗例や成功例を学び、実践していくことでより早く成果が現れる可能性が高くなります。どちらの方法でもPDCAをしっかりと回し、自分達のサークルにとって最適な方法で勧誘を行いましょう。

SNSでの情報発信

サークル専用のSNSアカウントを運営していれば、SNSからサークル加入希望の新入生を集めることができます。サークルに興味を持ってくれた学生がSNSを通しサークルについて詳しく調べてくれる場合もあり、こまめなSNSでの発信はサークル自体の信用度を高めることにも繋がります。そのため、サークル専用のSNSアカウントに日頃の活動を写真つきでアップしておくと良いでしょう。

新メンバーのケアの徹底

メンバー不足を防ぐために、メンバーの離脱を防ぐことも大切になってきます。せっかく新メンバーが加入しても同じ人数メンバーが離脱していくのでは意味がありません。そのため、新メンバーだけでなく既存のメンバーにも配慮したケアを行っていく必要があります。

また、離脱を防ぐためにはそもそも目的が同じメンバーを集めるという点も重要となります。全く興味のない人やモチベーションの違いすぎる人をメンバーに入れても、離脱の可能性が高くなるだけなので、メンバーを集める際には目的もきちんと確認しておきましょう。

2.活動資金関連の解決方法

サークルを運営する際、活動資金に関する問題も重要となります。資金管理に関する負担をへらすために出来る対策は以下の通りになります。

管理方法の見直し

管理方法の見直しとして、まず何にどれだけお金が使われているかを知る必要があります。資金の管理や出費の帳簿付けが徹底されていない場合や、やり方が悪い場合には「会計担当を作る」「ツールを活用する」といった対策を行いましょう。

資金管理を代表ひとりで行う必要はありません。資金管理がサークルを運営していくにあたって負担に感じる場合は、工夫し改善していきましょう。

出費の削減

管理方法を見直し、管理や帳簿付けを徹底していくと資金の使用用途が明確になります。明確に記録をとったうえで出費に無駄がないか調べていきましょう。

サークル活動の際に借りている会議室や体育館などの活動場所を、大学内の空き教室や体育館、市営のスペースなどに代用できないか、サークルに必要な備品を安く仕入れることはできないかなど見直せるところはあるはずです。出費を抑えることができれば、メンバーの金銭的負担も軽くなります。また、サークルとして資金不足を防ぐことができるため、運営側も楽になります。

資金調達

サークルの資金管理において出費を防ぐことも大切ですが、収入を増やすことも重要となります。メンバーからの会費の徴収、大学側からの活動資金の支給以外にも収入があればサークルの運営はとても楽になります。

その際に活用してみてほしいのが「ガクセイ協賛」です。ガクセイ協賛は、大学生に特化した協賛のプラットフォームです。全国800大学8,000学生団体が利用しており、企業が募集しているプロジェクトに協力することで、協賛を受けることが可能です。資金調達に困っているのであれば「ガクセイ協賛」をしてみてはいかがでしょうか。

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3.メンバー統率の解決方法

サークルメンバーの統率は、人数が多ければ多いほど困難になります。

などメンバー統率に関わるさまざまな問題に直面するでしょう。

メンバー統率を行うには、このような取り組みが有効といえます。

活動内容の共有をしっかり行う

サークルメンバー内でモチベーションの違うメンバーがいると、メンバーから不満が生まれてしまう可能性が高くなります。

モチベーションの低下は、活動についていけない、わからないといったことが多くなり、活動が自分ごとではなくなってしまうのが大きな原因といえます。そのため、メンバー全員がオーナーシップを持って活動できるように情報を共有すると良いでしょう。

親睦を深めるための取り組みを行う

また、メンバーが「活動に参加したい」「連絡をこまめに返そう」と思えるようにメンバー間の親睦を深めると良いでしょう。日々の活動だけでなくサークルメンバーとの旅行や親睦会といったイベントの開催は、親睦を深めるのに適しています。

しかし、あまりにも頻度が多いとメンバーは金銭的負担が大きいと感じてしまうため、「参加はあくまで任意である」「適度な頻度で開催する」といったことを重視し、開催すると良いでしょう。

出席管理やカレンダー管理などのツールを導入する

出席の管理やイベントや活動をカレンダーで管理することで、運営側はメンバー統率の負担を減らすことができます。メンバーが増えると中にはスケジュール連絡を見逃してしまうメンバーもいます。私生活が忙しくついつい連絡が後回しになってしまうといったメンバーも出てくるでしょう。

場合によっては、「話が進んで乗り遅れてしまい、今更参加し辛い」「イベントの詳細がわからなくなってしまい、もう一度確認しにくい」など、後ろめたい気持ちになってしまうメンバーもいるかもしれません。そのため、イベントや活動内容をカレンダーアプリなどで共有する、出席の管理を行うツールを導入することで、メンバーが自分のタイミングで確認を行うことができ、漏れのない連絡を行うことが可能になります。

4.企画、活動内容の解決方法

サークルを運営していると、活動内容やイベントなどの企画が思いつかないといった場面も多くあるでしょう。そんなとき、運営メンバーだけで行うのではなく以下のことが重要となります。

メンバー全員が協力する体制を作る

サークルの活動内容やイベントなどの企画は運営だけで行うと、同じような内容になりがちです。メンバー全員に有意義な活動だと感じてもらうためにもマンネリは避けたいです。企画のマンネリ化やひとりよがりにならないように、メンバー全員で協力して企画、活動内容を決めていくことがおすすめです。意見が割れて対立が生じないようにするためには、まずは誰の意見も否定しないことです。

メンバーが多ければ多いほど、さまざまな意見が出てきます。1人では考えつかなかったような企画がでることもあります。実現可能なものに落とし込んでいき、メンバーそれぞれに役割を与えることも重要です。運営側だけでは行うことができないイベントも全員で協力すれば負担に感じることなく開催することができます。サークルは、メンバー全員で協力し良いものにしていきましょう。

他サークルと交流を持ち情報交換をする

また、メンバー全員で意見を出し合っても限界だと感じる場合があります。そのような場合には、他のサークルと交流を行い、情報交換を行うと良いでしょう。

面白かった企画や失敗した企画などを知ることができ、自分たちのサークルでの活動に役立てることができます。そのため、他のサークルと情報交換を行えるような関係を築いていけるように体制を作っていきましょう。