サークル費の集金方法を徹底解説！トラブルになりにくい集め方

大学でのサークルで、団体責任者や会計担当などサークル活動費に関わる役職に就く方はサークル費（会費）の集金をする機会があります。サークル費の集金は、サークルメンバー全員がスムーズに支払ってくれるとは限りません。本記事ではサークル費の集金方法や種類、注意点について解説していきます。トラブルになりにくい集め方などもご紹介しているため、団体責任者や会計担当の方はぜひ参考にしてください。

サークル費の集金スパン

サークルの運営は、サークルメンバーから集める会費（サークル費）で成り立っています。サークル費の集金スパンは、サークルによって異なりますが1年に1回や半年に1回のように長めのスパンにしているサークルが一般的です。集金スパンは、イベントの多いサークルであれば、月に1回と短いスパンでの集金にしている場合もあります。サークルの集合頻度や規模に合わせて検討してみると良いでしょう。

しかし、集金のスパンを短くしすぎると集金が手間になってしまい、管理者の負担になってしまいます。サークルメンバーにとっては、短いスパンでの集金は1回に支払う金額が少額になるため、やりくりし易いと感じる方もいますが、管理者、サークルメンバーそれぞれが負担に感じない集金頻度にすることが大切です。

サークル費の集金方法

サークル費の集金方法には、現金、銀行振込、口座振替、クレジットカード、キャッシュレス決済などがあります。集金方法について、以下で詳しく解説いたします。

現金で集金する

現金での集金は、一番手軽な方法として多くのサークルで取り入れられています。月初や月末など、わかりやすいタイミングを集金日として設定し、サークルメンバーに現金を持参してもらう方法です。

現金で集金するメリットは、準備がときに必要なく、サークルメンバーに会費の金額と集金日を知らせるだけですぐに開始できるということです。また、入金日と決済日が同じため、キャッシュフローが円滑です。

デメリットとしては、現金を持ち歩くことによって、紛失や盗難のリスクが発生することです。また、誰からいくら受け取ったか、未回収になっていないかなど管理に手間がかかってしまいます。現金の取り扱いは注意が必要なため、慎重に行わなければいけないため心理的負担も大きいといえます。

銀行から振り込んでもらう

銀行振込とは、サークルが指定した銀行口座にサークル費を入金する方法です。手持ちの現金を指定された銀行口座に振り込む、もしくは自分が持っている銀行口座から指定された銀行口座に振り込みます。

メリットは、誰からいつ、いくら振り込まれたのかが記帳することで通帳に印字されて残る点です。また、サークルで銀行口座を持っていればすぐに集金が始められる点も挙げられます。サークルメンバーが支払いを忘れた場合でも、すぐに振り込んで貰えばいいので、タイムリーな催促が可能です。

デメリットとしては、振り込み手数料が発生します。年一回であれば良いですが、毎月数千円などのケースには向きません。また、入金確認を行う際に入金履歴とメンバーを照らし合わせて確認する手間が挙げられます。

家族名義の口座からの振込など異なる名義での振込の場合は確認に時間を要します。小規模のサークルであれば、メンバーも少ないためさほど手間ではありませんが、人数が多い場合は時間のかかる作業になります。

銀行振込の場合、サークルで銀行口座を持っている必要があります。銀行口座の開設は手間もかかるため、大学生のサークルでは口座を開設していない場合も少なくありません。そのため、大学生のサークルでは銀行振込はあまり使われない方法となっています。

▷ 大学サークル（任意団体）の口座開設方法を徹底解説の記事はこちら

銀行から自動引き落とし

口座振替は、サークルメンバーが予め引き落とし銀行口座を登録し、そこから指定した料金を自動的に引き落として支払われる仕組みです。

メリットとしては、銀行振込と違い、支払う側が銀行窓口やATMに出向いて送金する手間を省くことができます。指定された日に確実に引き落としが行われるので、残高不足にならない限り未回収になる心配がありません。また、支払状況を口座振替の確認画面で行うことができるので、確認作業の負担が少なくてすみます。

デメリットとしては、サークルメンバーに口座振替依頼書という書類に口座情報を記入してもらい、登録手続きを行う手間がかかることです。少人数のサークルや銀行によっては出来ない場合もあります。また、集金代行業者を利用する場合には基本料がかかってしまうため、コストがかかってしまいます。

クレジットカード決済

クレジットカード決済とは、サークルメンバーのクレジットカード情報を事前に登録し、会費を自動的に決済していく集金方法です。

メリットとしては、口座振替と同様に自動的に集金できることです。クレジットカード決済の登録は、一般的にはWeb上での登録になります。すぐ登録が可能なため、タイムラグが少なく、煩雑な手続きを行う必要もありません。

デメリットとしては、他の決済方法よりもコストがかかってしまうことです。クレジットカード決済はシステムの導入に初期費用や維持費がかかります。また、決済する際には決済手数料もかかり、振替手数料に比べて割高になります。

キャッシュレス決済

キャッシュレス決済とは、LINE PayやPayPayなどの電子マネーで送金を行いサークル費を支払う方法です。

メリットとしては、口座振替や銀行振込の場合には別途必要な手数料が、キャッシュレス決済ではかから無いことが挙げられます。また、現金の場合には全員がぴったりの金額を準備しているとは限らないためお釣りの準備も必要です。しかし、LINE PayやPayPayでの送金では、お釣りの準備をする必要がないため、担当者の負担も少なくてすみます。入金確認もアプリを立ち上げるだけですぐに行えるため、手間もかかりません。

デメリットとしては、全員が同じアプリを登録する必要があることです。また、個人のアカウントを使用するとごちゃごちゃになってしまい、管理が難しくなります。現金化する際には少額ですが手数料が発生する場合もあるため、注意が必要です。

サークル費の決め方

サークル費を決めるには、まずはサークルを運営するにあたって支払いが発生するものを具体的に挙げて把握することが大切です。

主なものとして、上記のようなものが挙げられます。何にいくら使っているのか細かく公表することで、サークルメンバーにサークル費が正しく使われていることの証明にもなります。

サークル費を集金するうえでの注意点

サークル費の集金は、担当者への負担が大きいため、メンバーで協力して行うことが大切です。サークル費の集金する際には金額が合わない、未払いのメンバーがいるなどさまざまな問題が発生する可能性があります。担当者の負担が大きくなりすぎないように注意しましょう。

帳簿記入のレギュレーションを決めておく

集金を行い、確認作業が完了したら、適切な勘定科目に仕分けして帳簿に記入する作業を行います。手間のかかる作業なため、テンプレート化して、作業負担を減らせるよう工夫することで担当者の負担を減らすことができます。

督促のオペレーションを決めておく

また、サークル費の支払いが遅れているメンバーがいる場合、催促しなければいけません。集金の督促は、担当者の心理的負担も大きいため、あらかじめ規約を作るなどして、全員で協力して行うことが大切です。あらかじめ規約を作ることでトラブルを防ぐことにもつながります。

会費で成り立っているサークルからの脱却

このように、会費で運営や維持を行っているサークルは、サークルメンバーの金銭的負担の他、担当者の精神的負担にもなり、よい状態とはいえないでしょう。サークル会費の集金や管理で担当者の時間も取られてしまうため、サークル活動に全力を注ぐことができません。サークルメンバーからの集金以外での収入があればこれらの負担を軽減することが可能ではないでしょうか。そういった資金調達には「ガクセイ協賛」がおすすめです。

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