サークル会計の役割・お仕事を徹底開設！就活には役立つの？

サークルには、代表や副代表、書紀、会計といった役職が存在します。本記事では、会計の役割やお仕事について解説していきます。会計の具体的な業務内容や、会計でどのようなスキルが身につけられるかをご紹介していきます。また、サークルで会計を行っていた経験は就活にも役にたつため、自己PRの際にアピールしたいと考えている方は参考にしてみてください。

サークル会計の役割・お仕事

サークル会計の仕事内容は、主に以下の通りです。

会計は、会費の管理を行うのが主な業務内容です。会費をどのように使うか、収支の計算、管理などお金に関する業務のため、やりがいはありますがその分、大きな責任が伴います。

しかし、大学生の内にこのような経験を行うことは、将来いろいろなところで役に立つでしょう。会計スキルが身につくだけでなく、強い責任感や問題解決能力、管理能力も備わるため、サークル会計を通して大きく成長することができます。

1.団体の口座を作る（引き継ぐ）

少人数のサークルでは、会計担当者が会費の徴収を行い、現金で保管しているケースも多いです。しかし、サークルの活動資金に当たる会費を現金で保管するのは無くすリスクもあるためしっかり管理する必要があります。そのため、団体として預金口座を作り管理することをおすすめします。

もし、すでに口座の開設が完了しているのであれば、代替わりの時に口座の引継ぎを行いましょう。代表者や住所の変更を行わなければいけない場合は、金融機関で手続きを行う必要があります。サークルの口座開設を検討される方は、以下の記事もご参考ください。

▷ 大学サークル（任意団体）の口座開設方法を徹底解説！

2.領収書や支払証明書を管理する

サークル活動で経費の支払いが発生したときは、サークルや団体名で領収書をもらう必要があります。領収書がもらえない場合には、サークル内で支払証明書を作成し、領収書の代わりとして保管しましょう。領収書は、できるだけ日付順で行い現金出納帳に記載した後は勘定科目ごとに分けてファイリングし保管すると後から確認するときにわかりやすく便利です。

こういった領収書や支払証明書の管理を行うのも会計業務のひとつです。後からまとめてファイリングや収支の確認を行うのは、手間と時間がかかります。会計は毎日コツコツとできる方に向いている業務といえるでしょう。

3.月締めで出納帳を記載する

サークル活動費の収支は、現金出納帳に記帳します。現金出納帳とは、お小遣い帳のようなもので支払った相手や支払った内容、会費などの収入を記入していきます。現金出納帳には、実際に現金が動いた通りに記載する必要があり、毎回出納帳の差額残高と現金残高を照合しなければいけません。出納帳と現金残高が合わなければ、過去の収支を確認し、原因を追求して問題解決に努めましょう。

4.年度の締めに収支計算書を作る

会計年度が終了したら収支計算書を作成し、会計報告を行います。収支計算報告書は、活動内容を可視化し、サークル全体の収支や保有財産と紐づけして情報を共有することができます。

もし、収支計算報告書の作成をせず、会計報告も行わなければ、サークル活動以外のことに活動資金が使われていても気づくことができません。信頼を損なわないためにも、サークルの共有財産である活動資金は明確にしておく必要があります。

5.会費の徴収、予算の分配

サークルの活動資金の大部分は、サークルメンバーから徴収する会費です。会費は、サークルメンバーから集めた大切な活動資金のため、どのような活動に使うか慎重に決めなければいけません。限られた活動資金を有効に使うためにも、会計が主となって予算の配分を行い、充実したサークル活動が行えるようにサポートしていきます。

6.印鑑や小口現金の管理

口座を作る際、届出印となる印鑑が必要となります。届出印は、金融機関で手続きを行う際に必要となり、紛失すると面倒な手続きを行わなければいけません。そのため、印鑑の保管、管理は会計が責任を持って行うと良いでしょう。

また、活動資金を全額口座に入れて管理するのは、非効率的です。多少の現金は小口として手元において置いておくと、いざというときや急な出費にも対応できます。そういった小口現金の管理を行うのも会計の役割です。

サークル会計を上手くこなすコツ

上記のように、サークルの会計といってもやらなれけばいけないことは多く、大きな責任を伴う業務です。しかし、ポイントを抑えることで会計業務をスムーズにこなすことができます。そのポイントは以下の通りです。

領収書提出のルールを決める

領収書の提出は、ルールを決めることで提出遅れや紛失を塞ぐことができます。提出期限を設ける、領収証を持参しない場合には出納しない、紛失等で領収証の提出ができない場合には事実のわかる書類を提出するなど、会計業務をスムーズに行えるようなルールを決めると良いでしょう。

締め作業は1年に数回おこなう

1年に1回、年度末に締めの作業をするのでは、口座と出納帳にズレが生じた場合に追うのが大変になります。 お金の流れをきちんと把握するためにも、締めの作業は1年に1回だけでなく半年やクオーターに1回は行うようにしましょう。そうすることで、もしズレが生じた場合でも原因の追求が楽になり、会計業務の負担も軽減できます。

現金過不足が発生したら正しい処理と原因分析

口座と出納帳に誤差が生じた場合、一般的には雑損失で処理を行います。締め作業を1年に複数回行い現金過不足が発生した場合、原因が必ずみつかるというわけではありません。原因が最後まで分からない場合もあります。

しかし、本来誤差はあってはいけません。誤差が生じてしまった場合、原因の解析を行い、再発防止のルールを作り、同じようなことが起こらないように対策を行いましょう。

会計ソフトの導入も検討

サークルの会計は、業務も多く、責任を伴うため、負担の多い役職となります。そのため、会計の実務の負担を少しでも軽減したいと考えているのであれば会計ソフトの導入もおすすめです。

会計ソフトは、ソフトごとに異なる特徴があります。そのため、会計ソフトの特徴を把握し、自分たちに合った会計ソフトをえらぶことでスムーズな運営をするために役立てることができます。

サークル会計の就活でのPRポイント

サークルで会計業務を行っていた実績は、その後の就活でアピールすることができます。会計業務の一般的なイメージとして、責任感が強い、真面目という印象を与えます。また、会計スキルや業務をやり遂げた責任感、問題解決能力などさまざまな面で評価されます。

会計スキル

会計業務を行っていたのであれば、大学生でもある程度の会計スキルが身につきます。会計処理の専門知識があれば就活の時に、自己PRとして役立ちます。

業務をやり遂げた責任感

就活で自己PRする際にサークル経験をアピールする場合、成長したことや目標達成したことをベースにすると自身のアピールに繋げやすくなります。

そのため、業務をコツコツとやり遂げた責任感や、やりきったり力はアピールポイントとなります。

問題解決能力

また、苦労して学んだことや貢献したことなども自身をアピールするポイントとなります。問題が発生した際に新しいルールや制度を作り解決したエピソードや予算を確保するための解決策として無駄な出費の削減を行ったエピソードなど、問題解決したエピソードを話すことで就活で効果的に自己PRを行うことができます。

サークル会計はやらなければいけないことも多く、責任もあります。そのため、やりがいのある業務といえるでしょう。しかし、実務が多く、業務がおろそかになってしまってはいけません。そういった場合には、会計ソフトの導入を検討してみましょう。

以上、サークル会計の役割・お仕事について解説しました。サークルや学生団体の運営において会計・資金管理はとても重要です。また、同時に資金をどうやって集めるかの課題も常にあるでしょう。

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