【大学】文化祭・オープンキャンパス・学園祭の役割分担

文化祭や学園祭といったイベントの際にはスムーズに進行するためにも役割分担は重要になります。本記事では、そんな役割分担について詳しく解説していきます。どんな役割が必要なのか、どのような仕事内容なのか気になる方はぜひ参考にしてみてください。

文化祭の役割分担の重要性

大学で開かれる文化祭ではサークルやゼミ、部活などで模擬店を出店したり、展示を行ったりする機会もあるでしょう。大学の文化祭では高校に比べ、動員数も多くなるため出店するお店の規模、クオリティも高くなります。

効率よく準備を行うためにも、「なんとなく全員で」というような準備の仕方にならないようにしなければいけません。文化祭当日に間に合うように、そしてクオリティの高いものを完成させられるように役割分担はきちんとしておく必要があります。

また、役割分担は事前準備のときと、文化祭当日では異なる役割になることもあります。事前準備だけでなく、当日もスムーズに運営できるように役割分担はきちんと行いましょう。

文化祭の役割分担【事前準備】

では、実際文化祭の役割とはどのようなものがあるのでしょうか。

上記の役割について詳しく解説いたします。

責任者・副責任者

責任者には、学校や文化祭の実行委員とメンバーをつなぐ役割があります。その他に話し合いででた意見をまとめたり、その内容を書類にして提出、出し物を行う際の詳しい規定などの把握など出し物を作るうえでうまくいくようにサポートを行います。全体のスケジュール管理なども責任者の仕事といえるので、出し物の準備が予定通り進むように管理します。

責任者は当日も全体の把握や確認などを行う場合が多いです。現場にあまり立たない可能性もあるため、イレギュラーなことが起こった場合に備えてさまざまなシュミレーションを行っておくと良いでしょう。

また、模擬店など飲食物を扱う場合は、保健所への申請が必要になるため、責任者が申請を行うケースがあります。

副責任者は必ずしも必要なわけではありません。責任者の下にそれそれ「会計長」「広報長」「設営長」といったようなそれぞれの長がいるような組織体制が作れていれば責任者の負担減にもなるため、副責任者は設置しなくても良いでしょう。副責任者の設置はそれぞれの役割に長がおらず、責任者の負担が大きいと判断した場合に設置すること責任者の負担も軽減します。

会計

会計の主な役割は、出し物でかかるすべての費用の管理を行うことです。決められた予算から、設営代や衣装代、食材代など必要な経費を計算し予算の振り分けを行います。また、予算内に収まらない場合には、コスト削減できる部分がないかなど責任者と調整を行い、当日イレギュラーなことが起こった場合にも対応できるように予備費の設定や調整も行います。

限られた予算内でメンバー全員が満足できるものを作り上げなければいけないため、会計では予算の振り分けがとても重要な仕事になります。しかし、出し物では思っていた以上にさまざまな出費があります。そういった場合には、大学側から支給される予算やサークル、ゼミ内で準備している予算だけでなく、別の収入源を確保しておくと良いでしょう。

そのようなときに活用していただきたいのが「ガクセイ協賛」です。ガクセイ協賛は、大学生に特化した協賛のプラットフォームで、全国800大学8,000学生団体が利用している協賛サービスです。企業が募集しているプロジェクト（集客の手伝いなど）に協力することで、協賛をうけることができます。まずは登録してどんなプロジェクトがあるかチェックしてみてはいかがでしょうか。

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広報

広報の役割は、自分たちの出し物を多くの方に知ってもらうことです。広報の宣伝方法はさまざまあり、ポスターを作成し掲示する、ホームページやSNSを使って発信するといった方法などがあります。当日、呼び込みや客引きの際に使用する看板やパネルといった宣伝材料の準備も行います。

設営

設営とは主に、出し物の店舗の設営やモニター、音響などといった設備、キャッシャーなどといった備品の設置、準備を行います。出し物の内容にもよりますが、比較的大掛かりな準備が多いため力仕事や危険を伴う場合も多いです。少人数では行わず、必ず十分な人数を確保しておきましょう。

調理機材・食材

出し物の内容が、模擬店であれば食材や調理器具といった備品の準備も必要になります。食材は調味料や日持ちする食材のように予め準備しておけるものもありますが、ほとんどは前日などに用意することになります。そのため、準備期間中には、調理場や調理器具、クーラーボックスなどのレンタルや設置が主な仕事内容になります。

衣装

文化祭にむけてサークルや部活のメンバーでお揃いのTシャツを作成したり、出し物で必要な衣装がある場合には衣装係が必要になります。簡単な衣装であれば、他の役割の方が兼任しても良いでしょうが、自主作成を行ったり、デザインを自分たちで考えたりするのであれば、兼任は難しいでしょう。衣装も出し物を盛り上げるために重要となります。メンバー全員が満足するような衣装を準備しましょう。

文化祭の役割分担【当日】

上記の役割は、事前準備の際の役割分担になります。当日の役割は、主に以下のようなものがあります。

ここからは、文化祭当日の役割分担についてくわしくみていきましょう。

責任者・副責任者

責任者、副責任者は事前準備の段階から引き続き行うのが一般的です。責任者は出し物の運営がスムーズにできているか、問題が発生していないかなどの確認、管理を行います。もし問題が起こった場合にはすぐに対応しなければいけないため、当日はあまり現場に立たず、全体を把握できるように行動している場合が多いです。

受付担当

お化け屋敷や脱出ゲーム、カフェなどの模擬店といった入場の管理が必要な出し物の場合には受付担当が必要になります。模擬店の場合には席数が決まっているため、1度に入れるお客様の数も決まっています。また、お化け屋敷や脱出ゲームのような出し物の場合には、決められた時間ごとに次のお客様を入れるなど、受付で管理が必要となるため重要な役割となります。

レジ・販売・接客担当

模擬店や物販のような出し物の際には、レジ・販売・接客担当が必要になります。1日中同じ人がやるといったケースは少なく、ほとんどの場合はローテーションして行います。レジ担当の場合にはお金を扱うため、細心の注意を払って行いましょう。

キッチン・調理担当

模擬店の場合には、キッチン・調理担当が必要です。カフェのようなスタイルの模擬店の場合には注文の入った商品を丁寧で早く提供しなければいけません。また、焼きそばやタコやき、チョコバナナといった対面で商品を提供しているのであれば、おまたせしないようになるべく商品を切らさないように作らなければいけないため、当日はかなり忙しい役割になります。

呼び込み・客引き担当

せっかく行っている出し物に多くの人が来てくれるよう、呼び込みや客引きといった役割もかなり重要になります。出し物が知られていなければ良いものを提供していても、多くの人に伝えることは難しいです。学校の入り口付近で声掛けをする、お店の前で呼び込みをするといった方法で多くの人に出し物の存在を知ってもらいましょう。

文化祭などでは、やりたいことを実行するためにどうしても費用が発生します。サークル、ゼミ内で準備している予算だけでなく、別の収入源を確保に、「ガクセイ協賛」を活用してみてはいかがでしょうか。

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