本記事では、協賛を依頼する企業や協賛形式のパターンを紹介したうえで、それぞれに応じた依頼文章のテンプレートを作成することで、依頼方法をマニュアル化しています。
効率的に協賛のお願いをするためにも、ぜひ担当者の方は本記事を参考にしてください。
協賛広告のお願いの仕方をパターン化する
広告協賛のお願いの仕方は「パターン化する」ことが重要です。
どういった企業に対して、どのようなアプローチで協賛のお願いをするかをパターン化しておくことで、誰でもスムーズに協賛依頼のアプローチが可能になります。
担当者ごとに異なる方向性でアプローチしてしまうと、効果的な広告協賛の依頼を進めることができなくなってしまう可能性があります。
そのため、誰にとってもわかりやすい内容でまとめて、担当者全員にパターン化したものをきちんと周知しておきましょう。
企業との関係値による分類
- 懇意にしている企業(すでに何度か協賛を受けている企業)
- 過去にアプローチしたことがある企業
- 初めて協賛依頼をする企業
1つ目は「相手企業との関係による分類」です。
自分たちと協賛を依頼する相手企業がどのような関係にあるのかによって、アプローチの仕方やメール等の文面が異なります。
協賛の申し込みフローによる分類
- 直接お伺いして申込書を配布するパターン
- 申込書を送ってもらう(申込みフォーム、メールなど)
2つ目は「協賛の申し込み方法による分類」です。どのような方法で相手企業に対してアプローチするかによって、得られる効果は大きく異なります。基本的に、上記の分類「相手企業との関係値」が深く関係しています。
## 種類の協賛広告のお願いの仕方
協賛広告を依頼するにあたっては、以下の4種類のアプローチ手法をとることができます。以下で、それぞれの方法の具体的な内容について解説します。
1.電話で協力をお願いする
1つ目のアプローチ方法は「電話で協力を依頼する」という方法です。
これから初めて営業をかける場合でも電話を使えないというわけではありませんが、どちらかといえば前章でパターン分けをした「懇意にしている企業」に対して、用いられる連絡手段だといえます。
本日ですが、毎年ご協力していただいています広告協賛の件で、ご連絡を差し上げました。つきましては、本年度もご支援をお願いいただけないでしょうか?」
上記は、直接相手企業の担当者と会って話し合いの場を設ける場合の会話例です。日程や場所などの詳細情報を相手から提示してもらうための内容を話しておく必要があります。
②「詳しい内容やメニューについてはWEB資料をご用意しておりますので、メールでご連絡させていただきたいと思います。また、お申込み用紙もメールにて添付させていただきます。大変恐縮ではございますが、ご連絡可能なメールアドレスを伺いしてもよろしいでしょうか?」
上記は「WEB資料や申込みサイトに誘導をする場合」の会話例です。詳しい資料を送る旨を伝えて、メールなどの連絡方法についてお伺いしておく必要があります。
2.メールで協力をお願いする
2つ目のアプローチ方法は「メールで協力を依頼する」という方法です。
この方法は、関係値のある企業に対してだけでなく、初めてのコンタクトとなる企業に対しても使える方法になります。
電話での依頼ほど工数は取られないというメリットはある反面、電話よりも返信率・返答率は下がるというデメリットがあります。
令和◯年◯月◯日
(先方会社・団体名)
御中◯◯(団体名)
◯◯(担当者名)◯◯(イベント名)における協賛のお願い拝啓
貴社におかれましては、ますます清祥のこととお慶び申し上げます。
平素より(団体名)の(イベント名)につき、ご協力をたまわりお礼申し上げます。
さて、本年も〇月〇日に(イベント名)を開催することとなりました。
つきましては、ご協賛をたまわりますよう、よろしくお願い申し上げます。
敬具
上記は、再度の協賛を依頼する場合のメール例です。
電話でのお願いと同様に、「挨拶、お礼、イベント開催の報告」を記載しましょう。
令和◯年◯月◯日
(先方会社・団体名)
御中
◯◯(団体名)
◯◯(担当者名)
◯◯(イベント名)における協賛のお願い
突然のご連絡、失礼いたします。私、(団体名)の(担当者名)と申します。
この度、私達◯◯(団体名)は△△を目的としたイベント「◯◯(イベント名)」を◯月◯日に開催することとなりました。
「(イベント名)」の運営に使用する資金および物品の、ご協賛いただけないか相談をさせていただきたく、ご連絡差し上げました。
大変お忙しい中、恐縮ではございますがご確認をいただけますと幸いです。
上記は、初めてアプローチする企業に対して送る文面となります。
初めて協賛を依頼する場合には、挨拶などに加えて簡単な自己紹介を添えておくと担当者の心証が良くなるでしょう。
②
なお、ご協賛の内容につきましては直接お会いしてお話させていただければと思います。
大変恐縮ではございますが、ご都合のよい日時に伺いしてもよろしいでしょうか?
直接会って話し合いをする場合には、相手に都合の良い日時と場所をお伺いしてください。
なお、ご協賛の内容につきましては
下記にご案内ページの(サイトURL / PDF資料)を添付させていただきます。
なにとぞ、よろしくお願い申し上げます。
・◯◯(イベント名)のご協賛に関するご案内ページ
また、協賛のお申込みにつきましては以下に(お申込み用紙/お申込みフォーム)
を添付させていただきます。
・お申込み用紙(PDF)/お申込みフォームURL
会って話し合いをせずに資料で協賛の内容を確認してもらう場合には、資料を閲覧するための方法を詳しく記載しておきましょう。
3.郵送のダイレクトメール(お手紙)で協力をお願いする
3つ目のアプローチ方法は「ダイレクトメールで協賛を依頼する」という方法です。
この方法も、関係値のある企業に対してだけでなく、初めてのコンタクトとなる企業に対しても使える方法になります。ただし、宛名を見てピンと来ない限り、郵送物を確認してもらえない可能性があるので、効果が期待できるのはすでに取り組みをしている企業でしょう。
郵送のダイレクトメール(お手紙)のメリットは、情報を認知してもらいやすい点にあります。情報が形として残るため、電子メールと違って、返信忘れの可能性は少なくなるでしょう。
ただし、デメリットとして「コストがかかる」という点は無視できません。電話やメールの通信費と比較して郵送料は割高になります。
4.ホームページで協力をお願いする
4つ目のアプローチ方法は、自分たち用のホームページを用意して、イベントの情報や協賛に関する詳細情報を掲載することで、企業からの連絡を待つ方法です。
メリットとしては、一度ホームページを作成すれば基本的に「待ちの姿勢」が取れる点にあります。メールや電話と比べて、1つ1つの企業の連絡をする手間はありません。
デメリットとしては、情報が届く可能性が低い点が挙げられます。
イベント名や団体名の検索数が多い場合は有効なのですが、検索数が少ないとなかなかホームページを見てくれる人は限られてしまいます。
広告協賛のお願いが通りやすくなる2つのコツ
広告協賛のお願いの仕方において、相手企業との関係値や申込み方法に基づいて正しくお願いすることは大事です。
しかしながら、お願いの手段工夫するだけではいけません。
以下ではお願いをする内容について、2つのポイントにまとめいます。
1.わかりやすい企画書・提案書が作られているか
1つ目のコツは「わかりやすい企画書・提案書が作られているか」です。
協賛を検討している企業はこちらが作成した企画書や提案書、協賛に関する資料を閲覧することになります。それが見づらいと、協賛を断念してしまう企業も多くなるでしょう。
必要事項をわかりやすく掲載し、魅力的な企画書を作成してください。詳しくは「イベント協賛(スポンサー)募集の企画書・提案資料の書き方」の記事で解説していますので、そちらもチェックしてください。
2.広く情報が発信できているか
2つ目のコツは「広く情報が発信できているか」です。アプローチしたすべての企業が協賛してくれるわけではありませんので、少しでも多くの企業にアプローチすることで十分量の協賛を集める手法が有効となります。SNSなどを活用して、幅広い企業にアプローチできるような体制を整えましょう。
詳しくは「協賛企業の集め方!最も効率的な方法を徹底解説」の記事で詳しく解説しているので、そちらもチェックしてください。
以上、協賛広告のお願いの仕方について解説をしました。
協賛企業にアプローチをする際は、企業との関係値や協賛フローなど対応が変化するポイントを見つけ出し、マニュアル化してしまうことが効率化への第一歩です。ぜひ本記事を参考に実践してみてください。
また、今回は自分たちだけで企業にアプローチする方法について解説をしましたが、その他に協賛企業を探す方法として「ガクセイ協賛」など「プラットフォームサービスを利用すること」があります。
自分たちの力だけでお願いをする方法の中で効率化を目指すことも重要ではありますが、根本的にアプローチする方法自体をより楽にすることができるという点も覚えておくといいでしょう。
【関連リンク】協賛企業・資金調達 | ||
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