ブース出展の費用やプロモーション効果を徹底解説！

さまざまな地域で、さまざまなテーマでイベントが開催され、イベント内では「ブース」が設けられてそこでプロモーションを行うケースも多いです。

ブースに出展する側としては、ブース出展によってどのような効果が得られるのかを明確に把握しておく必要があります。本記事では、ブース出店により得られるメリットや、出展費用などについて解説します。

ブース出展とは？

「ブース出展」とは、他社や団体が開催するイベントに設けられたブースを利用し、自社の商品やサービスのプロモーションを行う、イベントプロモーションの一種です。

あくまで一例ではありますが、ブース出展ができるイベントのイメージは上記の通りです。
イベントには特定のテーマがあり、そのテーマに合わせて企業がブースに出展を行い、イベント内でプロモーションを行います。例えば学生向けイベントの中でも「学園祭」や「ミスコン」であれば、整髪料や化粧品のように大学生が使用する製品のプロモーションが可能です。

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ブース出展のメリット

ブース出展を行うことには、以下のようなメリットがあります。

イベントを主催するよりも低コスト

ブース出展は、一般的に「自社でイベントを主催する場合と比較してコストが安く済む」というメリットがあります。

イベントの規模にもよりますが、基本的にイベントの開催にはさまざまなコストがかかります。一方で、他社・他団体が開催するイベントに参加する場合であれば、費用面・リソース面（人手など）のどちらも低いコストで収まるでしょう。

特にリソース面では、自社に「イベント担当部署」など、専門のノウハウを持ち得る人材がいない企業にとってメリットが大きいです。自社にイベント主催のノウハウがない企業でも、ブース出展であれば参加ハードルが低いため、イベントプロモーションの機会が広がります。

短期間で集中的に顧客にリーチできる

ブース出展は、「短期間でも多くの見込み客に対してプロモーションできる」というメリットがあります。

イベントの規模・内容にもよりますが、イベント参加者は全国から多数集まるケースもあり、そんなイベントにブース出展することによって多数の見込み客に対してアプローチできます。例えば食品メーカーが飲食系のイベントにブース出展すれば、イベントに参加する問屋やスーパー関係者などに対して、短期間で集中的にプロモーションを実施することができるでしょう。

実物を試してもらったうえで検討してもらえる

ブース出展は、「実物を試してもらったうえで、購入や契約を検討してもらうことができる」というメリットがあります。

とくに大型製品や高額家電など、従来の営業では言葉やパンフレットだけでしか伝えられなかった商品を宣伝する際には大きなメリットになります。例えば化粧品であれば、小型化した試供品をサンプルとして配布できますが、大型製品やスマホのように試供品化できない製品はそうもいきません。ブース出展であれば、試供品配布が適さない製品をイベント内で実際に試してもらうことができるため、チラシやホームページでは知り得ない魅力がしっかりと伝わります。

興味関心が高い層にアプローチできる

ブース出展は、「宣伝したい商品のジャンルに興味関心が強い人に集中的にアプローチできる」というメリットがあります。

イベントには様々なジャンルがありますが、基本的に「そのイベントに興味関心がある人」が多く来場します。一般的なテレビコマーシャルや街頭広告は、宣伝内容に興味関心がない人にも情報が伝わるため、ミスリードが多く無駄なコストが生じてしまうケースが多いです。ブース出展は、イベントという共通の興味関心を持つ人が集まる場を利用することにより、来場者と自社ターゲットのペルソナをマッチさせることで商談を成功させる可能性を高めることが可能です。

プロモーション効果・認知向上に期待できる

ブース出展は、「イベント参加者以外にもアプローチできる可能性がある」というメリットがあります。

大型のイベントや話題性の高いイベントであれば、テレビ局などのメディアが注目するでしょう。ニュースや特番などで大々的に報じてもらうことができれば、イベントに参加していない数多くの視聴者に対してもプロモーションが可能です。また、イベントの参加者がSNSやブログなどを通じて宣伝してくれるケースもあり、話題性があれば爆発的に情報が拡散する可能性も考えられます。

単独でイベント開催をしても、集客や露出を増やすことができないと判断した際にはブース出展の選択をしてみるのも1つの手段でしょう。

ブース出展の費用について

「ブース出展は自社開催よりも低コスト」という話をしましたが、ブース出展にもコストがかかります。イベントの内容・規模などの条件にもよりますが、おおむね50万円〜200万円程度がブース出展の費用の相場と考えられるでしょう。
費用相場についてはかなりレンジが広いため、あくまでイメージとして参考にしてください。

ブース出展には、主に以下の3つのコストが発生します。

出展料（基本料金）

イベントに出展する企業は、イベント会場内の一部分を借りて「ブース」を設けます。 このとき、一つの企業に仕切られたブース空間を「小間」という表現で考えます。

1小間は3m×3mの空間が一般的であり、小間数が多い（借りるスペースが広い）ほど高額の出展料を支払うことになります。相場としては10万円〜50万円程度となります。イベントによっては出展料は無料で、売り上げの10％などを支払うケースもあります。

装飾費、制作費

確保した小間（スペース）にブースを建てるためには、この手の設営の専門会社を使うことが一般的です。

シンプルな装飾であれば50万円で済むケースが多いですが、モニターや照明などをふんだんに取り入れた場合であれば100万円以上の費用が発生することも考えなければなりません。
もちろん、装飾を自社で実施すればコストを抑えられますが、短期間で開催されるイベントで十分な集客を行いたいのであれば、設営業者を利用したほうが無難でしょう。複数回イベントに参加する場合、過去の装飾品を使い費用を抑えることもできるでしょう。

運搬費用、人件費など

その他項目としては、展示する自社商品を運搬する費用や、当日進行を務めるスタッフの人件費、その他さまざまな備品にも費用が発生します。一般的なブース運営であれば20〜50万円程度かかるでしょうが、装飾費用に業者が関わっていない場合だと設営のための備品購入費用や装飾担当の人件費などで費用がかさみます。

実際にブース出展を行うフロー

最後に、実際にブース出展を行う際のおおまかな流れについて解説します。

イベントの決定・申し込み

まずは、「参加するイベントを決定し、出展について申し込みを行う」ところからスタートします。

イベント出展の目的から逆算して、どのイベントに出展するのかを決定しましょう。イベントの目的はさまざまですが（認知度の向上、営業案件の獲得など）、1つの目的に集中したほうが、効果的な参加イベントを決定しやすくなります。

ブースの確保、場所選び

申し込みが完了したら、次に「イベント会場内のどこにブースを設けるか」を決める段階となります。

イベントごとに、ブースの設営場所の決め方は異なります。「抽選（くじ引き）」は運しだいで設営場所が決まり、「開いている場所を選択できる」形式の場合であれば先着順で設営場所が決まります。
ブースの出展場所はプロモーション効果に大きな影響を及ぼしますので、抽選の場合は仕方ありませんが、先着順の場合は可能な限り対応を早めて好条件の場所を確保できるようにしましょう。

参加スタッフの確保

申し込み関係の流れが一通り完了したら、次は「誰にブース運営を任せるか」を決めましょう。

出展内容によって、必要なスタッフ人数は異なります。また、設営するブースの小間数（広さ）も参加人数に影響しますし、休憩などのスケジュールも考慮したうえで人数を決めることも必要です。なお、イベントによっては日本語が苦手な外国の方や手話が必要な方も参加することを考慮して、外国語スキルや手話スキルなどコミュニケーション系のスキルを有する人材を配置することも考慮しましょう。

当日企画内容の決定、制作

次は「企画内容の決定と、その内容に則った各種制作」を行います。

ブース運営に必要な各種制作物は、可能であれば社内で内製しても良いのですが、人手の確保やノウハウの問題で十分なクオリティの制作物を用意できない場合もあるでしょう。その場合は外注も視野に入れて、イベント当日までに必要な制作物をすべて間に合わせられるように手配してください。

イベント開催（ブース出展）情報の発信

制作物の準備と並行して「ブースに出展する旨の情報発信」を行ってください。

すでにイベント主催者によってイベント開催の告知は行われているでしょうが、ブース出展企業の詳細についてはそれほど触れられないケースも多いです。そのため、自社からもイベントの開催についてと、自社がそのイベントにブース出展する旨を、ホームページやSNSなどを活用して広く宣伝しましょう。

また、特定の顧客にブースを見に来てもらいたい場合であれば、案内状を送ることも重要です。無料入場券やイベントの開催案内も同封するなどして、イベントに足を運びやすくしておけば、商談につなげるためのアプローチをしやすくなるでしょう。

レイアウト発注

イベント開催が近くなってくると、「ブースのレイアウトの発注」を急ぐ必要があります。

魅力的なブースレイアウトを実現するためには、プロである設営業者の力を借りるのが一番です。もちろん、自社で賄った方がコストを抑えられますが、自社にノウハウがない場合だと質の低いレイアウトに仕上がってしまい、ブースに多くの参加者を集めることが難しくなってしまうでしょう。イベントの主旨や宣伝したい内容などの条件を考慮し、その条件での設営を得意としている業者を選定して発注することをおすすめします。

ブース設営と搬入

イベント開催が間近に迫ってきたら、いよいよ「ブース設営」を始める段階となります。

ブースの設営や装飾を業者に発注しても、実際に商品を設置するなど最終的な仕上げは自社で行うことも多いです。その場合、イベント前日までに商品・装飾品を持って現地に行き、設置をするための届け出と運搬手段の確保が必要になります。

今まで準備してきた各種制作物や人員の手配など、もしブース設営間に合わなくなるようなトラブルが発生してしまえば水の泡となります。そうならないように、各種手配や配置等はスケジュールに余裕をもって実施しましょう。

ブース出展をより効果的なものにするために

ブース出展はお手軽なイベント参加方法ではありますが、上述の通り出展費用やデザイン費などある程度コストがかかってしまいます。

せっかくイベント施策を打つのであれば、費用対効果を高めるために以下のポイント・コツを抑えるようにしましょう。

テーマにあった展示イベントを選ぶ

一番最初に言えるポイントは、テーマにあった展示イベントを選ぶことです。合同展示会イベントには「来場数」「時期」「立地」など様々な判断ポイントがありますが、展示会の目的にあわせてイベントを選ぶことが大切です。

顧客を増やすことが最終的な目的であれば「ユーザー属性」を考えることが重要です。

目を引くブースデザインにする

ブース出展のデメリットには、単独イベントと比較して別の企業に顧客が流れやすいという点があります。インパクトがあり顧客の記憶に残る、目を引くようなデザインのブースを建てられるかが重要となります。

基本的には施工業者とのミーティングを重ねて、ブースを作ります。企業イメージやコンセプト・予算などを踏まえた理想に近いデザインのブースを作れるかが鍵となるため、みっちりとしたコミュニケーションが必要となります。

ブースに入りやすい工夫を施す

ブースのデザイン・インパクトで目を引くことができたとしても、中に入りにくい雰囲気のブースにはお客さんは集まりません。

あくまで一例ではありますが、上記のようなデザインとは別の集客施策も平行して考えるようにしましょう。

事前準備とアフターフォローを徹底する

ブース出展における事前準備とは、参加者に対するオペレーションの構築や、接客の補助となる資料の用意のことです。予想以上に参加者が多く、資料やパンフレット、名刺などが足りなくなることはブース出展のあるあるですので、数量に余裕を持っておくようにしましょう。

アフターフォローとはブースに来場してくれたお客さんに対して後日どのようなアクションを起こすかです。基本的にはご来場のお礼としてサンクスメールを送信し、営業活動につなげていくことが一般的です。

ブースには責任者を置いておく

ブース出展をしていると、アフターフォローのメールから取り組みに繋がるケースだけでなく、その場で商談に発展するケースもよく目にします。

そのさいに、「今日は責任者がいないから」とセールスのチャンスを先延ばしにすることがないように権限がある責任者を常にブースに配置しておくことが大切です。